1.
1. ความถูกต้อง (Accuracy) ข้อมูลที่ดีต้องมีความถูกต้อง เพื่อให้สามารถนำเอาไปใช้ประโยชน์ได้ หากมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้ว ถ้าข้อมูลที่เก็บมาเชื่อถือไม่ได้จะทำให้เกิดผลเสียอย่างมาก ผู้ใช้จะไม่กล้าอ้างอิงหรือนำไปใช้ประโยชน์ ซึ่งเป็นเหตุให้การตัดสินใจของผู้บริหารขาดความแม่นยำ และอาจมีโอกาสผิดพลาดได้ รูปแบบการจัดเก็บข้อมูล ต้องคำนึงถึงกรรมวิธีการดำเนินงานเพื่อให้ได้ความถูกต้องแม่นยำมากที่สุด
2. ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน
(Update) ข้อมูลที่ดีจำเป็นต้องมีการปรับปรุงแก้ไขให้มีความเป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
การได้มาของข้อมูล จำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ ทันสมัย และทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน
3. ความสมบูรณ์ (Complete)
ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ คือ
ข้อมูลที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งจะขึ้นกับวิธีการรวบรวมข้อมูลและวิธีการประมวลผล ดังนั้นในการดำเนินการรวบรวมข้อมูลต้องสำรวจและสอบถามความต้องการในการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์
4. ตรงตามความต้องการ (Relevance) และสอดคล้องตามความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ
ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูสภาพการใช้ข้อมูล และขอบเขตข้อมูล ที่สอดคล้องกับความต้องการ
5. สามารถตรวจสอบได้ (Verifiable) ทั้งกระชับและชัดเจน
แหล่งข้อมูลที่นำมาใช้ต้องเป็นข้อมูลที่ตรวจสอบได้ มีที่มาน่าเชื่อถือ
เพื่อจะได้นำข้อมูลที่ได้รับ
มาใช้ประโยชน์
2. ฮาร์ดแวร์
( Hardware
)
ในระบบฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพควรมีฮาร์ดแวร์ต่าง
ๆ ที่พร้อมจะอำนวยความสะดวกในการบริหารระบบงานฐานข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ไม่ว่าจะเป็นขนาดของหน่วยความจำ ความเร็วของหน่วยประมวลผล
กลาง อุปกรณ์นำเข้าและออกรายงาน รวมถึงหน่วยความจำสำรองที่รองรับการประมวลผลข้อมูลในระบบได้
อย่างมีประสิทธิภาพ
กลาง อุปกรณ์นำเข้าและออกรายงาน รวมถึงหน่วยความจำสำรองที่รองรับการประมวลผลข้อมูลในระบบได้
อย่างมีประสิทธิภาพ
โปรแกรม ( Program
)
ในการประมวลผลฐานข้อมูลอาจจะใช้โปรแกรมที่แตกต่างกัน
ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ว่าเป็นแบบใด โปรแกรมที่ทำหน้าที่การสร้าง การเรียกใช้ข้อมูล
การจัดทำรายงาน การปรับเปลี่ยนแก้ไขโครง
สร้าง การควบคุม หรือกล่าวได้อีกอย่างหนึ่งว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล ( Database Management System ) คือโปรแกรมหรือซอฟท์แวร์ที่ทำหน้าที่ในการจัดการฐานข้อมูลโดยจะเป็นสื่อกลางระหว่างผู้ใช้
และโปรแกรมประยุกต์ต่าง ๆ ที่มีอยู่ในฐานข้อมูล
สร้าง การควบคุม หรือกล่าวได้อีกอย่างหนึ่งว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล ( Database Management System ) คือโปรแกรมหรือซอฟท์แวร์ที่ทำหน้าที่ในการจัดการฐานข้อมูลโดยจะเป็นสื่อกลางระหว่างผู้ใช้
และโปรแกรมประยุกต์ต่าง ๆ ที่มีอยู่ในฐานข้อมูล
ข้อมูล ( Data
)
ฐานข้อมูลเป็นการจัดเก็บรวบรวมข้อมูลให้เป็นศูนย์กลางข้อมูลอย่างเป็นระบบ
ซึ่งข้อมูลเหล่านี้
สามารถใช้ร่วมกันได้ ผู้ใช้ข้อมูลในระบบฐานข้อมูล จะมองภาพข้อมูลในลักษณะที่แตกต่างกัน เช่น ผู้ใช้บางคนมองภาพของข้อมูลที่ถูกจัดเก็บไว้ในสื่อเก็บข้อมูลจริง ( Physical Level ) ในขณะที่ผู้ใช้บางคนมองภาพข้อมูลจากการใช้งานของผู้ใช้ ( External Level )
สามารถใช้ร่วมกันได้ ผู้ใช้ข้อมูลในระบบฐานข้อมูล จะมองภาพข้อมูลในลักษณะที่แตกต่างกัน เช่น ผู้ใช้บางคนมองภาพของข้อมูลที่ถูกจัดเก็บไว้ในสื่อเก็บข้อมูลจริง ( Physical Level ) ในขณะที่ผู้ใช้บางคนมองภาพข้อมูลจากการใช้งานของผู้ใช้ ( External Level )
บุคลากร ( People
)
ผู้บริหารงานฐานข้อมูล ( Database
Administrator : DBA ) เป็นบุคคลที่ทำหน้าที่บริหารและควบคุม
การบริหารงานของระบบฐานข้อมูลทั้งหมด เป็นผู้ที่จะต้องตัดสินใจว่าจะรวบรวมข้อมูลอะไรเข้าสู่ระบบ จัดเก็บโดยวิธีใด เทคนิคการเรียกใช้ข้อมูล กำหนดระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล การสร้างระบบข้อมูล
สำรอง การกู้ และประสานงานกับผู้ใช้ว่าต้องการใช้ข้อมูลอย่างไร
การบริหารงานของระบบฐานข้อมูลทั้งหมด เป็นผู้ที่จะต้องตัดสินใจว่าจะรวบรวมข้อมูลอะไรเข้าสู่ระบบ จัดเก็บโดยวิธีใด เทคนิคการเรียกใช้ข้อมูล กำหนดระบบการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล การสร้างระบบข้อมูล
สำรอง การกู้ และประสานงานกับผู้ใช้ว่าต้องการใช้ข้อมูลอย่างไร
ขั้นตอนการปฏิบัติงาน ( Procedures
)
ในระบบฐานข้อมูลควรมีการจัดทำเอกสารที่ระบุขั้นตอนการทำงานของหน้าที่การงานต่าง
ๆ ใน
ระบบฐานข้อมูล ในสภาวะปกติ และในสภาวะที่ระบบเกิดปัญหา ( Failure ) ซึ่งเป็นขั้นตอนการปฏิบัติงาน
สำหรับบุคลากรทุกระดับขององค์กร
ระบบฐานข้อมูล ในสภาวะปกติ และในสภาวะที่ระบบเกิดปัญหา ( Failure ) ซึ่งเป็นขั้นตอนการปฏิบัติงาน
สำหรับบุคลากรทุกระดับขององค์กร
ตัวอย่างระบบฐานข้อมูลที่ใช้ในชีวิตประจำวัน
-โปรแกรมทำบัญชีรายรับรายจ่าย โปรแกรมบริหารข้อมูลในโกดังเก็บของ โปรแกรมจองตั๋วเครื่องบิน โปรแกรมต่อสายผู้ใช้ในระบบโทรศัพท์ โปรแกรมบริหารบัญชีธนาคาร
-โปรแกรมทำบัญชีรายรับรายจ่าย โปรแกรมบริหารข้อมูลในโกดังเก็บของ โปรแกรมจองตั๋วเครื่องบิน โปรแกรมต่อสายผู้ใช้ในระบบโทรศัพท์ โปรแกรมบริหารบัญชีธนาคาร
-การสร้างโปรแกรมที่ใช้เก็บข้อมูลในร้านขายยาแห่งหนึ่ง
ในการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับยาแต่ละชนิดไว้ในแต่ละไฟล์
และตั้งชื่อไฟล์ให้ตรงตามชื่อยา โดยแยกยาออกเป็นประเภทต่าง ๆ ไว้ในแฟ้มต่าง ๆ
ข้อมูลที่เก็บไว้ในไฟล์ได้แก่ วันที่สั่งซื้อ ผู้ผลิต ส่วนประกอบหลักของยา
อาการแพ้ยา ราคาซื้อ ราคาขาย จำนวนที่ซื้อมา จำนวนที่เหลืออยู่ และ อื่นๆ
อีกมากมาย
3. 1.ลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
เนื่องจากการใช้งานระบบฐานข้อมูลนั้นต้องมีการออกแบบฐานข้อมูลเพื่อให้มีความซ้ำซ้อนของข้อมูลน้อยที่สุด
จุดประสงค์หลักของการออกแบบฐานข้อมูลเพื่อการลดความซ้ำซ้อน
สาเหตุที่ต้องลดความซ้ำซ้อน เนื่องจากความยากในการปรับปรุงข้อมูล
2.รักษาความถูกต้องของข้อมูล
เนื่องจากระบบจัดการฐานข้อมูลสามารถตรวจสอบกฎบังคับความถูกต้องของข้อมูลให้ได้
โดยนำกฎเหล่านั้นมาไว้ที่ฐานข้อมูล
ซึ่งถือเป็นหน้าที่ของระบบจัดการฐานข้อมูลที่จะจัดการเรื่องความถูกต้องของข้อมูลให้แทน
แต่ถ้าเป็นระบบแฟ้มข้อมูลผู้พัฒนาโปรแกรมต้องเขียนโปรแกรมเพื่อควบคุมกฎระเบียบต่างๆ(data
integrity) เองทั้งหมด
3. มีความเป็นอิสระของข้อมูล
เนื่องจากมีแนวคิดที่ว่าทำอย่างไรให้โปรแกรมเป็นอิสระจากการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูล
ในปัจจุบันนี้ถ้าไม่ใช้ระบบฐานข้อมูลการแก้ไขโครงสร้างข้อมูลจะกระทบถึงโปรแกรมด้วย
เนื่องจากในการเรียกใช้ข้อมูลที่เก็บอยู่ในระบบแฟ้มข้อมูลนั้น
ต้องใช้โปรแกรมที่เขียนขึ้นเพื่อเรียกใช้ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลนั้น
4. มีความปลอดภัยของข้อมูลสูง
ถ้าหากทุกคนสามารถเรียกดูและเปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูลทั้งหมดได้
อาจก่อให้เกิดความเสียหายต่อข้อมูลได้ และข้อมูลบางส่วนอาจเป็นข้อมูลที่ไม่อาจเปิดเผยได้หรือเป็นข้อมูลเฉพาะของผู้บริหาร
หากไม่มีการจัดการด้านความปลอดภัยของข้อมูล
ฐานข้อมูลก็จะไม่สามารถใช้เก็บข้อมูลบางส่วนได้
5. ใช้ข้อมูลร่วมกันโดยมีการควบคุมจากศูนย์กลาง
มีการควบคุมการใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลจากศูนย์กลาง
ระบบฐานข้อมูลสามารถรองรับการทำงานของผู้ใช้หลายคนได้
กล่าวคือระบบฐานข้อมูลจะต้องควบคุมลำดับการทำงานให้เป็นไปอย่างถูกต้อง
เช่นขณะที่ผู้ใช้คนหนึ่งกำลังแก้ไขข้อมูลส่วนหนึ่งยังไม่เสร็จ
ก็จะไม่อนุญาตให้ผู้ใช้คนอื่นเข้ามาเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อมูลนั้นได้ เ
4. จงอธิบายความหมายของระบบสารสนเทศต่อไปนี้
พร้อมทั้งยกตัวอย่างประกอบ
4.1 MIS คือระบบที่ให้สารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการ
เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้ง สารสนเทศภายในและภายนอก
สารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน
รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคต นอกจากนี้ระบบเอ็มไอเอสจะต้อง ให้สารสนเทศ
ในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม
และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้อง
4.2 เป็นระบบสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจ
ซึ่งมีลักษณะมีโครงสร้างไม่ชัดเจน
โดยนำข้อมูลมาจากหลายแหล่งช่วยในการนำเสนอและมีลักษณะยืดหยุ่นตามความต้องการ
ลักษณะของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Characteristics
of DSS) ระบบ DSS จะมีการแบ่งแยกการตัดสินใจในลักษณะที่เป็นโครงสร้าง
ลักษณะไม่เป็นโครงสร้าง และลักษณะกึ่งโครงสร้าง
4.3 เป็นที่ปรึกษาแก้ผู้ใช้ในการให้คำแนะนำที่ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญ
ในบางสาขา ES เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เก็บข้อมูลและกฎเกณฑ์ของความรู้
ซึ่งรวบรวมมาจากสาขาวิชาที่ต้องการความเชี่ยวชาญไว้ในฐานความรู้ (knowledge
base) และโปรแกรมจะดำเนินการเมื่อมีการป้อนข้อมูลโดยผู้ใช้
ในลักษณะการถามตอบและประมวลผล คำตอบจากที่ผู้ใช้ป้อนเข้าไปเพื่อหาข้อสรุปหรือคำแนะนำที่ต้องการ
ES เป็นสาขาหนึ่งของปัญญาประดิษฐ์ (Artificial intelligence-AI) ซึ่งศึกษาค้นคว้าเกี่ยวกับ การพัฒนา ความสามารถของคอมพิวเตอร์ในการเลียนแบบการเรียนรู้และพฤติกรรมการให้เหตุผลของมนุษย์
ES เป็นสาขาหนึ่งของปัญญาประดิษฐ์ (Artificial intelligence-AI) ซึ่งศึกษาค้นคว้าเกี่ยวกับ การพัฒนา ความสามารถของคอมพิวเตอร์ในการเลียนแบบการเรียนรู้และพฤติกรรมการให้เหตุผลของมนุษย์
4.4 เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในการจัดการข้อมูลขั้นพื้นฐาน
โดยเน้นที่การประมวลผลรายงานประจำวัน (Transaction) และการเก็บรักษาข้อมูลมักจะทำงานอยู่เฉพาะส่วนหนึ่งส่วนใดของธุรกิจเท่านั้น
เช่น ฝ่ายการเงินและบัญชี ฝ่ายผลิต ฝ่ายการตลาด เป็นต้น
โดยแต่ละฝ่ายมีการประมวลผลที่แยกจากกัน ข้อมูลจะถูกป้อนและจัดเก็บอยู่ในรูปของไฟล์และไฟล์ต่างๆ
จะถูกแก้ไขระหว่างการประมวลผลรายการประจำวัน
จากนั้นผลลัพธ์จะถูกแสดงออกมาตามคาบเวลาที่กำหนด เช่น ใบส่งของ หรือ
รายงานประจำเดือน
4.5 เป็นระบบสารสนเทศที่ใช้หลักการและวิธีการเดียวกับระบบ DSS แต่พัฒนาขึ้นมาเพื่อรองรับงานในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีระบบการตัดสินใจที่ซับซ้อน
ต้องการความแม่นยำและรวดเร็วในการ ตัดสินใจจากสภาวะหรือผลกระทบภายนอกองค์กร ดังนั้นแหล่งสารสนเทศภายนอกต่างๆ
เช่น สำนักข่าว CNN, ROUITER, ตลาดหุ้น, ห้องสมุด ฯลฯ จะได้รับการโยงเข้าสู่ระบบ EIS เพื่อให้ผู้บริการสามารถตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น
5. จงอธิบายความแตกต่างระหว่างระบบสารสนเทศดังต่อไปนี้
5.1
MIS กับ DP
- ระบบ DP เป็นระบบการประมวลผลข้อมูลประจำวันในลักษณะของการจัดการ
เป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้รายงานของงาน ประจำวัน เช่น
รายงานยอดการเช่าของวีดีโอของทุกวัน ก่อนทำการปิดบัญชีประจำวัน
- ระบบ MIS เป็นระบบที่มีการนำผลการประมวลผลในระดับของระบบ DP ของแต่ละงานในหน่วยงานที่ประมวลผล
มาแล้วทำการแลกเปลี่ยนข้อมูลของงานแต่ละงานที่เกี่ยวข้องกันหรือมีความสัมพันธ์กันของข้อมูลของงานแต่ละงาน
- ระบบ MIS มีข้อแตกต่างจากระบบ DP ดังนี้คือ ระบบ MIS ประกอบด้วยฐานข้อมูลที่เป็น Integrated Database กล่าวคือ มีการใช้ฐานข้อมูลต่าง ๆ (ข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กร มาจากระบบ DP ต่าง ๆ ภายใต้งานหลักเฉพาะหน่วยงานขององค์กร) ภายในองค์กรร่วมกัน
ดังนั้นผู้บริหารทุกระดับสามารถใช้ Integrated Database เพื่อเรียกใช้สารสนเทศประกอบการตัดสินใจได้สะดวกกว่าระบบ DPซึ่งจะรายงานเฉพาะหน่วยงาน ไม่สามารถเปรียบเทียบหรือโยงไปยังข้อมูล /
สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกันได้
5.2
DSS กับ MIS
-
ระบบ MIS เป็นระบบที่มีการนำผลการประมวลผลในระดับของระบบ DP ของแต่ละงานในหน่วยงานที่ประมวลผล มาแล้วทำการแลกเปลี่ยนข้อมูลของงานแต่ละงานที่เกี่ยวข้องกันหรือมีความสัมพันธ์กันของข้อมูลของงานแต่ละงาน
-
ระบบ DSS เป็นระบบที่ทำการสร้างขึ้นมาเพื่อเป็นเครื่องมือช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ
ของผู้บริหารในการตัดสินใจ โดยการนำการประมวลผลในระบบ MISมาประกอบกาานำ สารสนเทศจากภายนอกมาประกอบในการสร้างเครื่องมือ
-
ความแตกต่างระหว่าง DSS กับ MIS คือ
เน้นการตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (แนวทาง – ตรรก
ที่แน่นอน) และใช้ข้อมูลภายในจากระบบ Dss เป็นหลัก
จุดมุ่งหมายเพื่อบริหารจัดการ (Supervise) งานของหน่วยปฏิบัติการ
ให้บรรลุเป้าหมาย ตามแผนงานที่กำหนดมาโดยผู้บริหารระดับกลาง ภายใต้งบประมาณ
เวลาและข้อจำกัดอื่นๆ ให้มีประสิทธิภาพสูงสุด
5.3 MIS กับ DP
-
ระบบ DP เป็นระบบการประมวลผลข้อมูลประจำวันในลักษณะของการจัดการ
เป็นแฟ้มข้อมูลที่ใช้รายงานของงาน ประจำวัน เช่น
รายงานยอดการเช่าของวีดีโอของทุกวัน ก่อนทำการปิดบัญชีประจำวัน
-
ระบบ MIS เป็นระบบที่มีการนำผลการประมวลผลในระดับของระบบ DP ของแต่ละงานในหน่วยงานที่ประมวลผล มาแล้วทำการแลกเปลี่ยนข้อมูลของงานแต่ละงานที่เกี่ยวข้องกันหรือมีความสัมพันธ์กันของข้อมูลของงานแต่ละงาน
-
ระบบ MIS มีข้อแตกต่างจากระบบ DP ดังนี้คือ ระบบ MIS ประกอบด้วยฐานข้อมูลที่เป็น Integrated Database กล่าวคือ มีการใช้ฐานข้อมูลต่าง ๆ (ข้อมูลต่าง ๆ ภายในองค์กร มาจากระบบ DP ต่าง ๆ ภายใต้งานหลักเฉพาะหน่วยงานขององค์กร) ภายในองค์กรร่วมกัน
ดังนั้นผู้บริหารทุกระดับสามารถใช้ Integrated Database เพื่อเรียกใช้สารสนเทศประกอบการตัดสินใจได้สะดวกกว่าระบบ DPซึ่งจะรายงานเฉพาะหน่วยงาน ไม่สามารถเปรียบเทียบหรือโยงไปยังข้อมูล /
สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกันได้